Wat kan een virtueel medewerker écht doen voor jouw bedrijf?

De verwachting versus de werkelijkheid

Wie voor het eerst over een virtuele medewerker hoort, denkt vaak aan één van twee kanten. Of het gaat om een blikken robotstem die je klant meteen weg jaagt. Of het is de heilige graal die je hele klantenservice vervangt. De werkelijkheid ligt in het midden en is een stuk interessanter dan beide extremen.

Wat een virtuele medewerker vandaag kan

Gesprekken aannemen wanneer jij niet kunt Buiten kantoortijd, tijdens piekmomenten, of gewoon wanneer je team even niet aan de telefoon zit. De virtuele medewerker neemt op, luistert naar de vraag en handelt af of routeert door.

Standaardvragen beantwoorden Openingstijden, adres, veelgestelde productvragen, statusupdates van bestellingen. Dingen die je nu waarschijnlijk 10 keer per dag herhaalt en zonde vindt van de tijd.

Afspraken inplannen Gekoppeld met je agenda zoekt de virtuele medewerker een geschikt moment en boekt in. Handig voor kappers, garages, adviesbureaus die veel op afspraak werken.

Doorschakelen naar de juiste persoon Als de vraag te specifiek wordt, herkent het systeem dat en verbindt door naar de collega die daar over gaat. Niet naar een callcenter, maar naar jouw team.

Klantgegevens ophalen uit je CRM Bij een inkomend gesprek kijkt het systeem meteen in je CRM. Wie belt, wat is de laatste bestelling, welke lopende zaken. Handig voor jou als je alsnog het gesprek overneemt.

Wat het niet kan

Emoties écht begrijpen Als een klant boos is, kan het systeem herkennen dat er iets aan de hand is en doorschakelen. Maar oprecht meeleven of een moeilijke klacht sussen: dat blijft mensenwerk.

Complexe adviesgesprekken voeren Voor gesprekken waar je goed moet luisteren, meedenken en creatief oplossen: laat dat aan mensen. Virtuele medewerkers zijn goed in standaard, minder in maatwerk.

Nieuwe dingen zelfstandig leren Het systeem leert wel bij van de gesprekken, maar niet als een menselijke medewerker die na één training kan improviseren. Als er iets fundamenteel nieuws gebeurt, moet je het systeem daarop bijstellen.

Wanneer is het zinvol

• Je krijgt meer telefoontjes dan je team goed kan afhandelen

• Veel gesprekken zijn dezelfde standaardvragen

• Buiten kantooruren belt er regelmatig iemand

• Je wilt niks meer missen bij drukte of ziekte

Wanneer nog niet

• Je krijgt weinig telefoon

• Bijna elk gesprek is uniek en vraagt maatwerk

• Je klantcontact is emotioneel of gevoelig van aard (zorg, uitvaart, complex advies)

Wat kost het

Prijzen zijn op aanvraag en afhankelijk van hoeveel gesprekken je verwacht, welke koppelingen je wilt en welke functies je gebruikt. Voor de meeste mkb-bedrijven begint het rond enkele tientjes per maand, en verdient zich terug binnen weken door tijdwinst.

Zien hoe het werkt?

Neem gerust contact met ons op.