Microsoft Teams maakt het gemakkelijker om overal samen te kunnen werken, vergaderen, chatten, bestanden delen. Als admin is dan ook prettig om de fijne kneepjes van Microsoft Teams te kennen. In dit artikel zetten we voor jou dan ook de belangrijkste functionaliteiten op een rij.
De rollen als admin focussen zich vooral op het functioneel beheren en de kwaliteit van online gesprekken. Maar er zijn nog veel meer functionaliteiten in te stellen. Als admin kun je deze op een overkoepelend niveau instellen. We lichten de belangrijkste functionaliteiten toe:
#1 Teams
Binnen Teams heb je een ‘team’ dat collega’s die nauw samenwerken in een groep samenbrengt. Dat kan een tijdelijke samenwerking voor een project zijn, bijvoorbeeld de lancering van een product. Maar ook een langdurige samenwerking tussen bijvoorbeeld meerdere collega’s die hetzelfde werk doen. Teams zijn de overkoepelende groepen binnen de organisatie. Vaak onderverdeeld in afdelingen, zoals marketing, communicatie, financiën etcetera.
Een team maken
In de app klik je links op Teams en kies je voor Team maken of lid worden van een team. Dan ga je naar Team maken > Een volledig nieuw team aanmaken en kies je voor privé of openbaar. Bij openbaar kan iedereen binnen de organisatie deelnemen. De maker van een team is ook de eigenaar. Het team beheren doe je door met je rechtermuisknop op de Teamnaam te klikken en dan voor Meer opties > Team beheren te kiezen. Wil je weten welke machtigingen er zijn en wil je die eventueel aanpassen? Ga dan naar het tabblad Instellingen.
#2 Kanalen
Binnen een kanaal voer je gesprekken, deel je bestanden en gebruik je specifieke apps. Gesprekken kun je organiseren per onderwerp, werkfunctie, project of vermaak. Als teameigenaar kun je kanalen maken, maar ook teamleden machtigen om dit te doen. Een kanaal kan van een afdeling zijn, maar ook van een projectgroep. Ook kun je een privékanaal maken, waar niet alle leden van een team toegang hebben. Bovenaan een kanaal vind je tabs waar teams onder andere bestanden en notities kunnen bewaren. Zo kan iedereen in het team makkelijk bij deze inhoud.
Een kanaal maken
Je klikt met je rechtermuisknop op de teamnaam en klikt vervolgens op kanaal toevoegen. Wil je een privékanaal maken? Selecteer dan privé bij de Privacy optie. De eigenaar van een team bepaalt wie kanalen kan maken binnen dat team. Wil je kanalen bewerken, verwijderen of verbergen? Klik dan op de drie puntjes naast de naam van het kanaal. Heel handig: bestanden die binnen een kanaal worden gedeeld vind je ook terug op SharePoint en OneDrive. Bestanden binnen persoonlijke chats (of opnamen van calls of meetings) in OneDrive en wat binnen kanalen in Teams wordt gedeeld in SharePoint.
#3 Chat
Een gesprek binnen een kanaal is openbaar, maar een chatgesprek is een privégesprek tussen je collega en iemand anders. Het kan ook een groepsgesprek zijn. De chat is één van de meest gebruikte mogelijkheden binnen Teams en werkt net als elke andere chatbox. Je opent een chat door bovenaan in de chatlijst met je rechtermuisknop op Nieuwe chat te klikken. Je ziet nu bovenaan een balk waarin je de naam van de persoon typt waarmee je wilt chatten. Je kunt ook met een groep chatten door meerdere namen in te vullen. Collega’s kunnen binnen een meeting chatten. Kunnen ze bij een meeting niet aanwezig zijn, dan zien ze alsnog de chat. Wanneer een collega de chat verlaat, zien de andere collega’s dit via het chatscherm.
#4 Meetings
In meetings kun je direct met elkaar praten met de webcam of zonder, zodat je alleen audio gebruikt. Je organiseert een Teams meeting door een uitnodiging in Outlook te sturen met daarin de link naar de meeting. Je kunt ook binnen de app een meeting organiseren. Je klikt dan op Calendar en vervolgens rechts bovenin op New meeting. Wat betreft meetings kun je als admin veel instellen binnen het Admin Center. Zo kun je bijvoorbeeld instellen of anonieme gebruikers een meeting kan bijwonen. Ook kun je als admin uitnodigingen voor een meeting aanpassen. Voeg bijvoorbeeld het logo van het bedrijf toe. Dit doe je door in het Admin Center naar Meetings > Meeting settings te gaan. En onder Email Invitation voeg je dan de URL naar het logo toe.
#5 Conferenties
Een conferentie heeft meer structuur dan een meeting. Zo kun je een plenaire sessie houden. Of een brainstorm voor een kleinere groep mensen houden, door virtuele break-outrooms op te zetten. Net als in een gewone meeting kun je je scherm delen en zo effectief een presentatie geven waarbij alle aanwezigen naar dezelfde slides kijken. Ook kun je via spraak op je telefoon aan een vergadering meedoen. Hiervoor bel je dan een specifiek telefoonnummer dat je in combinatie met de vergadering-ID toegang geeft tot de conferentie. Gebruik dan wel een lokaal nummer, want er zijn per land telefoonnummers beschikbaar voor Teams-telefonie. Het Nederlands nummer is herkenbaar aan +31. Het inbelnummer wordt getoond op basis van de gebruikersregistratie binnen het Microsoft 365 Admin Center. Is de medewerker niet in Nederland, dan kun je 450 lokale nummers van over de hele wereld kiezen en zo alsnog voordelig inbellen.
#6 Live events
Een live meeting gebruik je voor maximaal 10.000 deelnemers, bijvoorbeeld voor een webinar. Hierbij is iedereen gemute behalve één persoon. Bij live events krijgen bepaalde mensen ook een rol toegewezen, zoals organisator, producent, presentator en bezoeker. De chat is bij een live event niet per se openbaar. Je kunt ‘Vragen en antwoorden’ inschakelen, zodat de deelnemers via de chat vragen kunnen stellen. Deze vragen moeten wel door de presentator of producent gemodereerd worden. Is een vraag relevant en wordt deze daadwerkelijk behandeld? Dan kan de vraag door de presentator of producent worden gepubliceerd, zodat iedereen dit kan zien. Ook kun je een webcam gebruiken, maar ook een professionele studio met meerdere
En is het je gelukt? Zo niet laat ons je helpen.